Tingsrätterna helt beroende av papper

Pärm följer på pärm i arkivet i Helsingfors tingsrätt. I korridoren väntar avslutade ärenden från 2011 i högar på ett långt bord. I källaren finns ännu fler pärmar, de med sekretessbelagda domar bakom extra lås och brandskydd.
Men merparten av domarna är offentliga handlingar, oberoende om brottet eller förseelsen begicks 1978 eller i fjol. Ringer man kundtjänsten alternativt besöker tingsrätten, plockar personalen fram de begärda dokumenten om det så gäller en riksdagsmans misshandelsdom eller en grannes bedrägeriförsök.

För att lyckas behövs namn, ännu hellre diarienummer – och man får absolut inte ha bråttom. Leveranstiden är inte två veckor utan orsak. Tuula Teronen som är avdelningssekreterare för kundtjänstcentret demonstrerar en sökning i systemet för hantering av brottsärenden. Hon slår in ett namn i databasen, väntar och väntar. Sedan dyker det upp en lista som efter några klick ger domens diarienummer, som hon noterar på en papperslapp. Domslutet finns i en annan databas.

Här tar det digitala arbetet ofta slut.

– Vi kan aldrig vara helt säkra på att ett dokument i databasen inte är ett utkast. Därför använder vi alltid pappersversionen, säger Teronen.

Försenade projekt

Om handlingarna är färska ligger de fortfarande på någon avdelning. I övriga fall är det Kiraz Kocak eller någon annan på arkivet som får veva fram rätt hylla och hitta pärmen där domslutet och domen finns, och sedan kopiera eller skanna pappren. Speciellt krävande är de äldre, inbundna mapparna i källaren.

Arbetsmetoderna låter som om det vore slutet på 1980-talet. Det beror helt enkelt på att datorprogrammen härstammar från den tiden. Därför kan man 2013 inte utgå från att nya domar förvaras elektroniskt, eller ens kombinera domskälen med domslutet i databasen.

Läs mer i dagens Hbl.