E-post ska arkiveras i kommunen

Flera kommuner säger att de i allmänhet inte arkiverar e-postmeddelanden. Därför anser man att meddelandena inte utgör en myndighetshandling.

Både Esbo och Vanda motiverar sitt beslut med att inte lämna ut stadsdirektörens tio e-postmeddelanden med att stadsdirektörens e-post i allmänhet inte arkiveras. Eftersom den inte arkiveras menar de att meddelandena inte heller är myndighetshandlingar, det vill säga offentliga dokument.

– Stadsdirektörens e-post innehåller inte sådana uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen ska överföras till ett arkiv, står det i Esbos beslut.

– Meddelandena i fråga har utarbetats för det interna myndighetsarbetet och innehåller inte sådan information som kräver arkivering, står det i Vandas beslut.

Flera andra kommuner gör också liknande hänvisningar. Men det här går egentligen mot bestämmelserna om myndigheternas arkivering. Det säger Olli Mäenpää, professor i förvaltningsrätt vid Helsingfors universitet. Han säger att en myndighet måste arkivera e-post om den innehåller någon information som myndigheten behandlar.

– Grundregeln är att myndigheten bör arkivera allt material som myndigheten behandlar i sin verksamhet. Förutom sådant som är bara internt snack eller privat korrespondens.

– Det här är en mycket viktig princip just nu eftersom det mesta som myndigheten gör sker i elektronisk form. Förstås finns det ännu pappersdokument men all beredning sker ju till 95 procent i elektronisk form.

Flera kommun- eller stadsdirektörer prenumererar på nyhetsbrev. Borde de arkiveras?

– Det är ett gränsfall. Om det förutsätts någon slags behandling eller åtgärd från kommunens sida är det klart att meddelandet måste arkiveras.

Begäran om att ta del av kommun- eller stadsdirektörernas tio senast inkomna e-postmeddelanden skickades på eftermiddagen onsdagen den 22 februari. Samma förmiddag hade Yle skickat ut en förfrågan till alla Finlands kommun- eller stadsdirektörer om deras åsikter om kommunreformen. Mäenpää säger att det e-postmeddelandet utan tvekan är en myndighetshandling.

– Yles förfrågan är offentlig och borde arkiveras.

Kan ett e-postmeddelande vara offentligt även om det inte arkiveras?

– Om handlingen inte arkiveras så existerar den inte. Men i princip är det en offentlig handling även om man bryter mot lagen genom att inte arkivera den. Men då fungerar det förstås inte i praktiken att få information om den handlingen.

Här kan du diskutera artikeln!