Släpp taget om skrivbordet

Projektet 925 föddes då Idealist Group fick i uppdrag av World Design Capital att skapa design på ett helt nytt sätt. Tillsammans med sin kollega Saku Tuominen beslöt sig Pekka Pohjakallio att omstrukturera våra vanligaste arbetsmetoder och rucka på den traditionella arbetsveckan. 925 Project riktar sig främst till kontorsarbetare, men en del av lösningarna är med största sannolikhet allmängiltiga.

– Under ett års tid följer vi nio helt olika arbetsenheter och testar nya strategier för bland annat tidsanvändning, mötesteknik och hantering av e-post. Vi intervjuar folk och försöker skapa tillvägagångssätt som gör arbetsveckan effektivare, roligare och mer kreativ. Meningen är inte att generera en massa abstrakta teorier, vi vill tvärtom komma med så konkreta lösningar som möjligt, säger Pekka Pohjakallio.

Pohjakallio berättar att en av de vanligaste tids- och energislukarna på jobbet är utdragna möten. Enligt en undersökning av 925 Project är det ytterst sällsynt att man känner sig full av energi och idéer efter ett möte. Tvärtom vittnade de flesta om att de var trötta och urlakade. Möten sågs som ett nödvändigt ont.

– Det finns faktiskt en organisation som lyckats lösa problemet med långa, utmattande möten, nämligen skolorna. I de flesta skolor jobbar man i 45 minuters pass och håller sedan en paus på en kvart. Det här tycker jag att man gott kunde införa också i arbetslivet, säger Pohjakallio.

Kontroll över e-posten

Ett annat problem är e-posten. Enligt Pohjakallio tror vi att vi måste reagera omedelbart på e-post och sms. Det skapar stress att hela tiden bli avbruten i sitt arbete. Vi borde också sluta skicka mejlkopior till folk som inte behöver informationen.
En del av vår arbetstid går också åt till att visa våra kolleger att vi verkligen är flitiga. Vid det här laget borde vi ha kommit så långt att vi kunde lita på att var och en sköter sina arbetsuppgifter utan att sitta vid ett skrivbord mellan nio och fem eller ständigt påminna varandra om vår arbetsbörda.

– Enligt författaren David Allens bok Getting Things Done ska e-postens inkorg alltid vara tom. De meddelanden som kan åtgärdas på mindre än två minuter tar man itu med genast. De andra arkiveras och får en egen tid i kalendern då de ska åtgärdas. Med planering kommer man långt. När vi frågar folk om de känner sig stressade under arbetsveckan svarar 71 procent ja. Frågar man dem om de planerar sin vecka svarar samma 71 procent nej, säger Pohjakallio.

Företaget First Beat kartlade pulsen på drygt 20 000 finländare och kom fram till att veckans mest stressiga dag var lördagen. Under veckan har folk så få stunder att återhämta sig att man på lördagen stressar för att varva ner och sköta allt det man inte hunnit med under veckan.

– Ett ypperligt exempel på hur man kan ta det lugnt på jobbet är ishockeylaget Jokerit, som före kvällsmatcherna alltid tar en tupplur mitt på dagen. Alla borde göra så, om inte sova så ta en promenad eller dricka en kopp kaffe ute på torget. Eftersom de flesta med tankearbete ofta jobbar på kvällar och helger borde man kunna vara flexibel också under den traditionella arbetsdagen.

Att ha en bra chef gör det också lättare att vara motiverad och effektiv. I Finland är vi väldigt dåliga på att ge feedback och jag tror att det är ett stort problem, säger Pohjakallio. Han berättar att brittiske miljonären, Virginföretagaren och äventyraren Richard Branson har som princip att endast ge positiv feedback. Att få beröm är oerhört motiverande, och en motiverad arbetstagare är gladare och mer effektiv.

I oktober ordnar WDC ett seminarium med resultaten av Idealist Groups undersökning. I slutet av året kommer också en bok med Pohjakallio och Saku Tuominen som författare med samma tema.

• Fyll kalendern med tid för arbete, inte bara med möten.

• Lär dig säga nej.

• Håll kortare möten. 

• Arbeta där du är kreativ.

• En bra chef ser till att din arbetsbörda inte är för stor och att du är på det klara med dina arbetsuppgifter.

• Sluta inkludera andra som cc i e-posten om det inte är av yttersta vikt. 

• Håll inkorgen tom.

• Planera din vecka.