Myter om effektivitet

Det förvånar mig att statsminister Juha Sipilä (C) inte har läst Jeff Sutherlands nya ingenjörsbibel The Art of Doing Twice the Work in Half the Time (fritt översatt Konsten att göra dubbelt så mycket jobb på halva tiden). Eller så har han bara läst den slarvigt.

I den uppskattade bestsellern argumenterar Sutherland utifrån en bred forskning och egna erfarenheter om när effektivitet, produktivitet och arbetsglädje uppstår.

En av dödssynderna enligt honom är multitasking, eller att jobba med många parallella arbetsuppgifter samtidigt. Det ses ju ofta som något positivt om man i dag kan jonglera med många bollar i luften. Baserat på bland annat forskningsrön från universitetet i Utah skjuter Sutherland kraftfullt ner uppfattningen att multitasking är något eftersträvansvärt.

Om en person har multisysslor så uppstår ett rejält tidssvinn när personen mentalt skiftar mellan parallella projekt eller sysslor. Statistiken visar att en person som jobbar med två huvudsakliga arbetsuppgifter tappar ungefär 20 procent i effektivitet när hen ska hoppa mellan kontexterna. Enligt de här siffrorna förlorar till exempel arbets- och justitieminister Jari Lindström (Sannf) i snitt en arbetsdag i veckan i effektivitet när han byter fokus från ett ministerium till ett annat. När en person har många järn i elden ökar dessutom risken för direkta felbeslut och överlag sjunker kvaliteten på arbetet.

En annan sanning som Sutherland punkterar handlar om att fler arbetstimmar eller längre arbetsdagar skulle leda till ett bättre resultat. Med entydiga diagram visar han att arbetstimmar och utfört arbete korrelerar positivt enbart till en viss grad. Det optimala antalet arbetstimmar per vecka varierar från person till person och beror naturligtvis även på arbetsuppgift, men speciellt jobb där ett beslutsfattande ingår lider när arbetsveckan närmar sig 40 timmar.

Med en utökad arbetsbörda följer förhöjda risker för felbeslut som sedan blir dyra att reparera. I kombination med mindre tid för exempelvis familj och vänner blir en direkt förlängning av arbetstiden enligt Sutherland i praktiken en negativ investering för arbetsgivaren.
I stället för multisysslor och en förlängning av arbetsdagen uppnås effektivitet, arbetsglädje och kvalitet bäst via transparens på arbetsplatsen, tydliga roller, klara mål och en konkret vision.

De här faktorerna är produktionsmässigt de mest värdefulla, men också de svåraste att kvantifiera vid ett förhandlingsbord.