E-posten slukar i dag mycket skärmtid av kontorsarbetare. I genomsnitt 13 timmar per vecka. Foto: Hbl arkiv Tor Wennström

Storstäda i inkorgen

Fredag 8.2 har alla en bra orsak att äntligen ordna storstädning bland e-posten. Det är Inboxdag och gänget bakom den vill råda bot på att den genomsnittliga kontorsarbetaren lägger ner tretton timmar per vecka på e-post.

Städanvisningarna är enkla. Fredag 8.2 ska du använda en timme av din arbetsdag till e-poststädning. Du går igenom inkorgen med tre alternativ för varje e-postmeddelande: radera det om du inte behöver det, svara på det genast om svaret tar mindre tid än två minuter, eller flytta mejlet till en folder för brev som väntar på svar eller andra åtgärder.

På det här sättet ska du tömma din inkorg.

Men varför är det viktigt? Gänget bakom temadagen jobbar med projektet Redisigning 925 och har undersökt över tusen kontorsarbetares vardag och rutiner. Många hade samma gemensamma problem och utmaningar: brådskan, mötena och e-posten.

– Alla var överens om att de fick för mycket e-post, men få hade verkligen satt sig in i hur de kan kontrollera e-postflödet bättre. Ännu färre gjorde som man borde, säger Pekka Pohjakallio, vd för Redisigning 925.

Undersökningar visar att den genomsnittliga kontorsarbetaren lägger ner 13 timmar per vecka på att kolla och svara på mejl.

– Kontorsarbetare lägger alltså ner en fjärdedel av sin arbetstid på e-post, säger Saku Tuominen, kreativ ledare på företaget.

Inför Inboxdagen har Redesigning 925 skapat en nätsida med konkreta tips för hur man ska göra för att städa upp bland e-posten. Viktigast skulle vara att ta itu med mejlen genast när man läser dem eftersom de flesta bara kräver ett kort, snabbt svar. En annan bra regel är att inte ha e-posten öppen hela dagen, utan bara kolla inkorgen ett par gånger per dag och då ta sig tid att verkligen åtgärda mejlen.

Redesigning 925 är ett projekt som också var del av designhuvudstadsåret i Helsingfors. Namnet nine to five syftar på de traditionella kontorstiderna och projektet går ut på att lösa vardagliga problem och omstrukturera arbetsveckan så att var och en skulle få mera saker gjorda men vara mindre trötta.

 

Så städar du

• Du kan delta i Inboxdagen ensam eller tillsammans med dina kolleger. Via inboxday.net kan ni tävla om hur många e-postmeddelanden ni lyckas radera.
• Nätsidan länkar också till många andra tips om att städa i inkorgen.
• Det finns bland annat en app som installeras i inkorgen och gör raderandet till ett spel mot tiden, kolla in The e-mail game.
• Också sidan inboxzero.com listar många konkreta tips och tricks för att hålla e-posten i styr.